Que faire si un voyageur arrive en retard

Si vous avez déjà organisé des expériences, vous avez peut-être rencontré cette difficulté à laquelle les hôtes doivent faire face : un voyageur en retard. Ils peuvent avoir pris le mauvais train, ne pas s'être adaptés à votre fuseau horaire ou tout simplement ne pas trouver votre point de rendez-vous. Quelle que soit la raison, il arrive à tout le monde d'être en retard.

Nous avons demandé à notre communauté de partager ses meilleurs conseils pour vous aider à gérer les voyageurs en retard et le groupe qui les attend. Découvrez des solutions créatives à ce problème commun.

Vous pouvez réduire le nombre de voyageurs qui arrivent en retard en communiquant en amont et régulièrement. De nombreux hôtes choisissent d'envoyer un message à tous les voyageurs au moins 24 heures avant le début d'une expérience, incluant :

• Une suggestion aux voyageurs de se laisser de la marge pour tenir compte de la circulation, du stationnement et des retards
• Des conseils sur les meilleurs itinéraires pour venir en voiture ou en transport en commun
• Une photo du point de rendez-vous
• Des suggestions de places de stationnement à proximité et de la durée à prévoir pour se garer
• Des informations pour communiquer avec vous, l'hôte, le jour de l'expérience
• Une description du lieu et du moment où les voyageurs peuvent vous retrouver s'ils sont en retard (si votre itinéraire inclut un deuxième endroit)
• Des informations sur l'heure limite d'arrivée, par exemple 15 minutes

Des hôtes partagent ici des conseils sur les communications en amont et leurs résultats positifs :

« Quand j'ai ajouté le conseil supplémentaire de partir 20 minutes à l'avance et de vérifier la circulation, la différence a été énorme pour mes voyageurs et moi. Ils sont toujours très reconnaissants. » — Dominique, hôte de Plats traditionnels/Tournée des bars Barrio Logan, San Diego, Californie.

« Je laisse des instructions à mes voyageurs pour qu'ils sachent où me retrouver s'ils arrivent en retard. Par exemple, je leur indique l'étape suivante et notre heure d'arrivée. » — Sarah, hôte de la visite de Portland en vélo électrique, Portland, Oregon.

« J'échange les numéros de téléphone avant l'expérience afin que les voyageurs puissent appeler ou envoyer un SMS s'ils se perdent, ont des questions, etc. Je leur envoie toujours un message avant de partir. En retour, ils me donnent toujours une estimation de leur heure d'arrivée. » — John, hôte des Leçons de tir à l'arc pour tous, Portland, Oregon.

Pour vous adapter aux voyageurs qui arrivent un peu tard, réfléchissez à la façon dont vous gérez les 15 premières minutes de votre expérience. Voici comment plusieurs hôtes attendent les voyageurs en retard tout en impliquant les voyageurs arrivés à l'heure.

« Je commence par servir des boissons, ce qui me prend environ 10 minutes. Pendant que je m'installe avec les voyageurs et que je discute avec eux, j'envoie un message à la voyageuse en retard pour savoir si elle a du mal à trouver son chemin et lui indiquer que je vais commencer dans 10 minutes. » — Justine, Hôte d' Apprenti parfumeur : créez votre propre parfum, Paris, France.

« Si le reste du groupe est arrivé, nous commençons à discuter et si l'attente dépasse 5 minutes, j'emmène les voyageurs voir un endroit intéressant juste à côté du point de rendez-vous, qui n'est généralement pas inclus dans la visite. À notre retour, le voyageur en retard devrait être là. » — Ionut, hôte de l'expérience de musique de rue à Dublin, Dublin, Irlande.

« Lorsque des voyageurs ont du retard, je communique clairement la situation au reste du groupe et les informe de ce que je sais avec certitude. Je commence par faire les présentations et poser des questions pour savoir pourquoi ils ont choisi l'expérience, expliquer pourquoi j'aime le tir à l'arc et ainsi de suite. Je leur indique que je peux volontiers allonger l'expérience s'ils ont assez de temps. » — Angie, hôte de Tir à l'arc et pleine conscience, Portland, Oregon.

Partez du principe que vos voyageurs ont fait de leur mieux pour arriver à l'heure, ce qui vous aidera à garder une attitude positive. Voici ce que certains de nos hôtes recommandant pour communiquer avec les voyageurs en retard :

« S'ils arrivent en retard, je les accueille en leur disant : 'Merci de votre persévérance !' » — Sarah, hôte de l'exploration de Portland en vélo électrique, Portland, Oregon.

« Si les voyageurs en retard n'envoient pas de SMS et n'appellent pas, je leur passe un coup de téléphone. S'ils ne décrochent pas, je leur envoie un message leur demandant si tout va bien. Si je ne reçois pas de réponse, j'attends 15 minutes au plus, puis je commence la visite. J'envoie ensuite un autre message au voyageur en retard pour lui dire que je regrette qu'il n'ait pas pu venir. » — Ionut, hôte de l'expérience Musique de rue à Dublin.

« Lorsque le voyageur en retard arrive, je lui parle beaucoup pour en apprendre le plus possible sur lui. Je me sers ensuite de ces informations pour favoriser la prise de contact avec les autres voyageurs qui étaient là plus tôt. Cela permet d'éviter que le voyageur en retard se sente exclu ou isolé. » — Jonathan, hôte de l'expérience pour vivre la nuit nocturne à SF comme une personne du coin !, San Francisco, Californie.

C'est à vous de décider à quel point vous souhaitez être flexible à l'égard de vos voyageurs. De nombreux hôtes essaient parfois d'accueillir des voyageurs qui ont rencontré un véritable problème et arrivent très en retard.

« J'ai eu un cas où les deux seuls voyageurs qui avaient réservé ce jour-là arrivaient directement de l'aéroport après un vol retardé. Ils m'ont envoyé un message une heure avant le début de l'expérience. Dans ces circonstances, j'ai décidé de modifier l'heure de début afin de les accueillir une ou deux heures plus tard. Évidemment, ce scénario ne s'applique que si vous n'avez rien prévu d'autre ce jour-là. » — Ionut, hôte de l'expérience Musique de rue à Dublin, Dublin, Irlande